Neem je een werkstudent aan, dan word je werkgever in de zin van de wet. Vóór de eerste werkdag controleer je de identiteit en het werkrecht, leg je de afspraken vast, betaal je minimaal het minimumloon met vakantiebijslag en regel je loonheffingen en arbozaken. Hieronder de stappen zoals Ondernemersplein en de Rijksoverheid ze noemen.
De checklist in het kort
- Controleer een origineel, geldig identiteitsbewijs en of de persoon in Nederland mag werken, vóór de eerste werkdag [1]
- Bewaar een leesbare kopie van het identiteitsbewijs in je administratie [1]
- Zorg dat de gegevens voor de loonheffingen, de kopie van het identiteitsbewijs en de loonstaat in je administratie staan voordat de werknemer begint [2]
- Leg de afspraken vast en deel de verplichte gegevens binnen een week en binnen een maand schriftelijk mee [3]
- Betaal minimaal het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag [2]
- Voldoe aan de Arbowet: arbobeleid, een basiscontract met een arbodienstverlener en een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) [2]
- Draag loonheffingen en premies af en controleer of de werknemer een Nederlandse zorgverzekering heeft [2]
- Controleer of je een pensioenregeling moet aanbieden, bijvoorbeeld via een bedrijfstakpensioenfonds of een cao [2]
Hoe controleer je de identiteit?
Ondernemersplein noemt dit de verificatieplicht. Je vraagt een origineel en geldig identiteitsbewijs, zoals een paspoort, een Nederlandse identiteitskaart, een identiteitskaart of paspoort uit een EER-land of een Nederlands vreemdelingendocument. Een rijbewijs of een kopie is geen geldig bewijs [1]. Daarna bewaar je een kopie in je administratie, minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst gaat. Je moet de werknemer vertellen waarvoor je de kopie gebruikt en hoe die gegevens kan afschermen die je niet nodig hebt [1]. Wat je vóór indiensttreding wel en niet mag vragen, staat in ons artikel over sollicitatiegesprekken.
Mag iedere student bij je werken?
Mensen met de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van een ander EER-land of Zwitserland mogen zonder werkvergunning werken [1]. Voor studenten van buiten de EER met een verblijfsvergunning voor studie heeft de werkgever een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Volgens UWV mag zo'n werkstudent maximaal 16 uur per week werken, of fulltime in de maanden juni, juli en augustus, tegen een marktconform loon [4]. Meer daarover lees je in ons artikel over werken als internationale student.
Wat moet je schriftelijk vastleggen?
Een arbeidsovereenkomst mag schriftelijk of mondeling, maar schriftelijk is verstandig. Binnen een week na indiensttreding moet je onder meer de namen en woonplaatsen, de werkplek, de functie, de startdatum, de duur van een tijdelijk contract, het aantal uren, het salaris en eventueel de proeftijd schriftelijk meedelen. Binnen een maand volgen onder meer de vakantietoeslag, het aantal vakantiedagen, de opzegtermijn, een eventuele pensioenregeling en concurrentiebeding en de toepasselijke cao [3]. De Rijksoverheid wijst erop dat de informatieplicht is uitgebreid door de EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden; lees de actuele lijst op de pagina van de Rijksoverheid [3].
Wat betaal je minimaal?
Vanaf 21 jaar geldt het wettelijk minimumuurloon, voor 15 tot en met 20 jaar het minimumjeugdloon, en je betaalt vakantiebijslag [2]. Per 1 juli 2026 is het minimumuurloon vanaf 21 jaar € 14,99 bruto [5]. In ons artikel over het minimumloon voor werkstudenten staan alle bedragen per leeftijd.
Hoe zit het met loonheffingen?
Een werknemer krijgt van je het formulier Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. De werknemer bepaalt daarmee onder meer of je de loonheffingskorting toepast, en kan voor studenten het formulier voor de studenten- en scholierenregeling gebruiken [6]. Welke voorwaarden en bedragen voor die regeling gelden, lees je bij de Belastingdienst. Als werkgever houd je loonheffing in en draag je premies af voor de werknemers- en volksverzekeringen [2].
Arbo en verzekeringen
De werknemer moet veilig en gezond kunnen werken. Je hebt arbobeleid nodig, een basiscontract met een arbodienstverlener en vanaf één werknemer een RI&E, waarop de Nederlandse Arbeidsinspectie controleert en een boete kan opleggen [2]. Heeft de werknemer geen Nederlandse zorgverzekering, dan sluit het CAK er een af en houd jij de premie in op het loon [2].
Wat doet VOIDS, en wat niet?
VOIDS levert via werving en selectie kandidaten. Volgens onze algemene voorwaarden blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de uiteindelijke aannamebeslissing [7]. De werkgeversverplichtingen in dit artikel liggen dus bij de organisatie die de werkstudent in dienst neemt.
Bronnen
- Ondernemersplein (Rijksoverheid): ID-bewijs controleren en bewaren, geraadpleegd 11 oktober 2026.
- Ondernemersplein (Rijksoverheid): Stappenplan personeel aannemen, geraadpleegd 11 oktober 2026.
- Rijksoverheid: Wat staat er in een arbeidsovereenkomst?, geraadpleegd 11 oktober 2026.
- UWV: Werkvergunning werkstudent, geraadpleegd 11 oktober 2026.
- Rijksoverheid (2026): Bedragen minimumloon 2026, geraadpleegd 11 oktober 2026.
- Belastingdienst: Ik werk in loondienst, geraadpleegd 11 oktober 2026.
- VOIDS: Algemene voorwaarden, geraadpleegd 11 oktober 2026.
Transparantie: VOIDS bemiddelt tussen werkstudenten en organisaties en heeft dus een belang bij dit onderwerp. We onderbouwen feiten met bronnen en koppelen onderzoek en trends aan onze eigen ervaringen uit de praktijk.
